让空间、设备与流程在同一套系统中协同

一、项目背景与需求

该企业自上世纪七十年代初开展相关业务以来，随着业务规模扩大与员工数量增长，传统办公空间管理模式逐渐暴露出空间资源配置不均、人员与空间协同效率不高、空间状态感知不足、系统之间缺少联通等问题。

在管理实践中，固定工位占比较高，灵活办公需求难以充分满足；会议室、静音仓等公共空间存在预约后闲置与临时需要时无可用空间并存的情况；员工通勤后需要花费时间寻找工位，访客来访流程较为繁琐，行政人员需投入较多精力处理接待、快递分发、办公用品发放等重复性工作；管理层也难以及时掌握各区域空间占用情况，难以基于数据进行资源优化。

在此背景下，该企业希望建立一套覆盖主要办公场景、能够跨系统协同的智慧办公空间管理体系，通过数字化方式改善空间管理流程，实现资源利用、流程简化与体验提升之间的平衡。经过多方调研与评估，最终与 Somai 合作，构建集工位预订、会议室管理、访客预约、智能通行等模块于一体的空间管理体系。

二、解决方案与架构

Somai 基于该企业的业务特性与管理需求，构建了覆盖多场景、协同多流程、联通多数据的智慧办公空间管理体系，核心围绕人、空间与设备之间的协同关系，整合企业微信、才望子等现有系统，形成预约、通行、使用到管理的闭环服务流程。

从架构设计来看，解决方案分为三层：感知层在工位、会议室、走廊等区域部署智能工位牌、空间传感器、人脸识别设备、智能柜等终端，对人员行为、空间状态与环境数据进行采集；平台层构建统一的数据中台，整合企业微信、才望子系统及各类终端设备数据，为上层应用提供数据支撑；应用层面向员工与管理层提供差异化服务，员工可通过统一入口完成预约、签到、领取等操作，管理层可通过可视化大屏了解空间状态。

三、实施流程与场景落地

在灵活工位管理场景，系统形成预约、签到、使用、释放的闭环。员工每日上班前可通过企业微信的手机地图功能预约当日工位，到达办公区后通过门禁刷脸通行，系统自动完成预约工位的签到确认；若未提前预约，也可在工位牌上现场签到，签到成功后工位牌显示员工姓名、部门及使用时间段，并开启工位电源插座。通过与才望子系统的同步，工位牌还可显示员工在岗、请假、外勤状态，方便同事协同。

在智能会议管理场景，系统聚焦预约、会前准备与资源释放。员工可通过企业微信或才望子系统预约会议室，系统发送参会提醒与会前提醒，会议信息同步至会议室门口电子屏幕，方便参会人员定位。会前5分钟，系统通过物联网技术开启会议室灯光、影音设备等；若会议开始15分钟后仍无人使用，空间传感器将闲置状态反馈至系统，自动释放会议室资源。

在访客管理场景，系统构建预约、验证、通行、追溯的规范化流程。外部访客由内部员工提前在企业微信上发起预约，系统向访客发送包含二维码的邀约短信；访客到达后，在访客机上扫描二维码完成身份验证，验证通过后门禁开启，引导至前台等候。整个流程全程留痕，实现外来人员的可追溯管理。

在行政服务智能化场景，系统通过智能设备减少行政人力投入。快递人员可将快递放入前台旁的智能快递柜，输入收件人电话号码尾号并选择柜型后，系统弹出可用柜子；快递放入后，系统通过企业微信通知员工领取，对于滞留快递，系统每日推送提醒，滞留超过3天的快递可由管理员统一处理。在办公用品领取方面，员工通过企业微信扫描办公用品柜二维码即可开启柜门，领取后系统记录物品品名与数量，减少行政人员分发工作量。

在空间可视化管理场景，系统构建空间状态监控中心。前台可视化大屏展示办公区域的资源占用情况，以红色标注占用、绿色标注空闲，呈现工位、会议室、静音仓等空间的使用状态；同时整合办公环境数据、智能柜使用状态、访客到访情况、会议运行状态等多维度信息，为管理层了解空间运营情况、优化资源配置提供数据支撑。

四、应用情况

该智慧办公空间管理体系落地后，在空间资源利用、运营效率、员工体验与管理决策等方面取得了实际应用效果。

• 空间资源利用方面：通过动态预约与闲置资源自动释放机制，会议室无效占用现象得到改善；灵活工位推行后，工位资源配置更贴合实际需求，核心办公区域工位利用率得到提升，同时减少了固定工位建设投入。
• 运营管理方面：智能快递柜与办公用品领取柜的应用，使行政人员在快递分发、耗材管理方面的工作量减少；规范化的访客预约流程缩短了访客接待时间，提升了商务对接效率。
• 员工体验方面：跨平台打通的设计使员工可通过企业微信完成大部分办公场景操作，无需切换多个系统；工位与会议室的精准预约、自动签到等功能，减少了员工在空间寻找、流程办理上的时间消耗。
• 管理决策方面：空间可视化与数据采集功能使管理层能够实时掌握空间运营数据，通过对历史数据的分析，识别空间资源配置中的薄弱环节，为办公区域优化、资源扩容等决策提供数据支撑。
• 安防与合规方面：访客流程的全程留痕与身份验证机制，实现了外来人员的可追溯管理；办公用品、快递等物资的数字化记录，使行政物资管理更规范、透明。

五、案例启示

该企业借助 Somai 解决方案实现智慧办公空间管理升级的实践，为同类企业的多地点办公空间管理提供了参考。首先，需要兼顾统一管理要求与日常使用习惯。解决方案深度整合企业微信等常用办公工具，降低员工适应成本；同时通过与才望子系统的对接，保障与总部管理标准的一致性。

其次，应聚焦业务场景与技术能力的融合。数字化转型的核心是解决实际业务问题，而非单纯的技术堆叠。该案例围绕员工办公全流程设计场景化功能，从工位预约到行政服务，每个模块都对应具体管理需求，通过技术手段简化流程、提升效率。

最后，需要构建数据驱动的持续优化机制。智慧办公空间管理并非一次性的系统部署，而是持续优化的过程。该案例通过全场景数据采集与可视化分析，为管理层提供实时、精准的决策依据，使空间管理能够根据业务变化动态调整，形成部署、应用、分析、优化的闭环。

办公空间作为企业运营的重要载体，其管理方式的数字化升级需要与业务实际相结合。通过构建覆盖多场景、协同多流程、联通多数据的空间管理体系，可以有效改善多地点办公中的空间管理问题，在资源利用、效率提升与体验优化之间取得平衡。